Todas as empresas dependem da Gestão de Processos para funcionar, visto que influencia como as atividades empresariais são realizadas.
Por essa abordagem, as tarefas são classificadas e divididas para os colaboradores alcançarem consistência em suas ações e inspirar confiabilidades tanto nos gestores quanto nos clientes.
Os processos de negócios devem ser claros, eficientes e adaptáveis, mas com senso claro de premeditação.
Assim, a compreensão sobre como cada atividade se encaixa na estrutura organizacional da empresa fará toda a diferença.
O software de BPM (“Business Process Management”, ou Gestão de Processos de Negócios) oferece soluções para esses problemas. O propósito é alinhar o desenvolvimento de processos de negócios com os objetivos da empresa.
Além disso, a Gestão de Processo desempenha o papel de gerenciar objetivos da organização e recursos disponíveis corretamente em cada atividade. Portanto, isso interfere na distribuição de tarefas e capacidade das equipes.
O recurso ajuda as organizações a identificarem e definirem etapas necessárias para completar cada tarefa. Em seguida, mapeia essas etapas nos procedimentos existentes, agilizando sempre que possível de modo criar um todo mais eficiente e consistente.
Com a Gestão de Processos, os gestores conseguem com facilidade:
- aplicar inovações tecnológicas aos desafios dos processos de negócios;
- responder rapidamente a mudanças em projetos ou oportunidades emergentes;
- melhorar a produtividade dos colaboradores coordenando demandas de trabalhadores;
- mensurar e ajustar atividades operacionais para atender às necessidades dos negócios.
Abaixo, veja mais vantagens que a Gestão de Processos proporciona para as organizações. Aproveite a leitura e os insights para otimizar seus negócios!
Vantagens da Gestão de Processos
É importante notar que o BPM é uma combinação de práticas centradas na condução do valor organizacional com objetivo de ter uma cultura de melhoria de processos.
Procurar áreas de melhoria e fazer mudanças pode ser simples, como definir procedimentos pouco claros, ou complexos, como uma profunda reestruturação.
Assim, a Gestão de Processos é importante para desenvolver aspectos variados dos negócios. Veja a seguir seus benefícios.
1. Automatizar processo de forma rápida e fácil
De nada vale otimizar procedimentos que não fazem sentido, concorda? Porém, isso é frequente em empresas que não realizam a Gestão de Processos.
Justamente por pensarem que o problema é tecnologia, e não o alinhamento de fluxos, as organizações investem na digitalização equivocadamente. Dessa forma, o BPM pode ser utilizado sem ter todo o seu potencial explorado.
2. Aumentar a produtividade de forma exponencial
O BPM pode facilitar a automação de elementos repetitivos em fluxos de trabalho regulares. Além de proporcionar melhorias, como:
- remoção de gargalos;
- eliminação de etapas redundantes;
- introdução de processamento paralelo.
Esse aperfeiçoamento permite que os colaboradores se dediquem a outras tarefas, visto que as principais funções de suporte foram tratadas.
Isso se traduz em uma Gestão de Processos otimizada, aumento da produtividade e diminuição do desperdício.
3. Diminuir os custos de operação com zero taxa de erro
Como resultado da simplificação das operações de negócios e automatização de tarefas repetitivas, à primeira vista, o BPM parece oferecer o mesmo benefício que uma tecnologia tradicional de aplicativos corporativos.
Assim, pode ser que você considere familiar a um ERP (“Enterprise Resource Planning”, ou Sistema de Gestão Integrado), que também proporciona aumento da produtividade da força de trabalho.
As plataformas BPM, no entanto, vão além de criar eficiência, e ainda apoiam a Gestão de Processos. Os recursos de compartilhamento de conhecimento e a colaboração incorporada melhoram a tomada de decisões.
Ademais, os relatórios de desempenho e a melhoria contínua de processos ajudam a otimizar fluxos de trabalho.
Notificações e gatilhos ajudam a reduzir erros e eliminar desperdícios. E, um mecanismo de regras inteligentes impõe as melhores práticas.
Dessa forma, as plataformas de BPM além de ajudarem as organizações a aumentarem sua produtividade, também aperfeiçoam a qualidade do produto e reduzem o risco corporativo.
Em poucos meses de implantação, essas melhorias proporcionam redução substancial de custos para as empresas.
4. Agilidade
Mudança não é fácil. A menos que sua organização esteja acostumada a se adaptar regularmente, você terá dificuldade em fazê-la.
Nesse cenário, a Gestão de Processos permite criar procedimentos flexíveis e fáceis de mudar. Além de desenvolver uma cultura de inovação no negócio, fazendo da transição algo comum e bem-vindo na organização.
5. Mensurabilidade
Com a Gestão de Processos, você quantificará todos os seus processos para medir a eficiência. Isso, usado ao lado do software BPM, permitirá avaliar rotineiramente a eficácia de seus procedimentos ao longo do tempo, e a identificar possíveis melhorias.
6. Transparência de Conformidade
A depender da indústria, é preciso seguir certas diretrizes e regulamentos, como financeiro, segurança e normas ISO.
A implementação do BPM tornará as atividades transparentes para os órgãos reguladores, equipes e gestores. Isso pode mitigar erros humanos e violação de regulamentos.
7. Satisfação dos colaboradores
A Gestão de Processos permite automatizar uma grande parte das atividades, permitindo que seus colaboradores trabalhem em assuntos satisfatórios, envolventes e estratégicos. Isso é importante para desenvolverem soluções e inovações que transformarão os negócios.
8. Consistência do processo
Embora a ideia geral e o resultado sejam os mesmos, os meios de fazê-lo tendem a variar. Ou seja, é importante buscar a ferramenta ideal para seu negócio de modo a obter resultados significativamente mais eficientes.
O BPM ajuda na padronização e Gestão de Processos — criando uma maneira de fazer tarefas cada vez melhores.
Isso também torna os colaboradores mais responsáveis e os resultados tendem a menores variações.
9. Risco mitigado
O risco de erro humano está presente na maioria das organizações, mas a Gestão de Processos pode ajudar, em parte, a mitigar isso.
Seguindo procedimentos padronizados, seus colaboradores cometerão menos falhas. As análises do software BPM antecipam quaisquer riscos de problemas para que as equipes possam evitar.
10. Implementar processos flexíveis
Uma das objeções ao BPM é supor que ele estabelece um conjunto de processos rigorosos que precisam ser seguidos à risca.
Entretanto, o princípio central é propor meios simplificados e flexíveis de realizar as tarefas. Elas podem ser alteradas e ajustadas conforme as necessidades específicas dos clientes e projetos.
Com a Gestão de Processos, é possível implementar procedimentos que se adéquam às situações e requisitos de cada caso.
11. Abordagem de negócios centrada no cliente
Após a implementação da Gestão de Processos, os colaboradores têm mais tempo para se concentrar nos clientes, garantindo que estejam satisfeitos.
Os processos simplificados reduzem o tempo de execução das tarefas, os erros são minimizados e os clientes podem desfrutar de um relacionamento mais pessoal com os gestores e outros membros da sua equipe.
Você verá que eles são fidelizados e se tornam mais propensos a se tornarem embaixadores da marca por mais tempo.
Automação e o ROI Assegurado
A Gestão de Processos permite aos gestores a capacidade de avaliar os procedimentos da empresa e implementar a automação.
Esse entendimento pode levar a uma economia de custos, aumento de receitas, melhorias na eficiência da empresa e ROI Assegurado.
Considerando todos esses benefícios, muitas empresas estão recorrendo ao BPM para se tornarem competitivas e conquistarem destaque no mercado.
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